Även om vi nu befinner oss utanför den traditionella årsstämmoperioden är hösten en lämplig tidpunkt att påbörja planeringen inför kommande årsstämmor. Det är viktigt att i god tid förbereda, strukturera och agera proaktivt i frågor relaterade till årsstämman.
En strukturerad och professionellt genomförd årsstämma utgör mer än ett formellt krav och lagstadgad skyldighet – den representerar ett värdefullt tillfälle att befästa förtroendet hos bolagets aktieägare och demonstrera bolagets åtagande för regelefterlevnad och god styrning. Som bolagets högsta beslutande organ utgör bolagsstämman ett av de viktigaste forumen där aktieägarna kan utöva sitt inflytande, oavsett om det rör sig om årsstämma eller extra bolagsstämma.
Förberedelser och genomförande av årsstämmor regleras av omfattande lagar och regelverk där felaktigheter kan få betydande konsekvenser, särskilt för noterade bolag. Nedan följer en checklista med några saker att tänka på redan nu.
• Tillkännage valberedningen.
Enligt Svensk kod för bolagsstyrning ska de bolag vars aktier är noterade på en reglerad marknad i Sverige tillsätta en valberedning vars sammansättning ska tillkännages senast sex månader före årsstämman. Valberedningen bereder årsstämmans beslut om val av ordförande vid bolagsstämman, styrelseledamöter, styrelseordförande samt arvoden. I förekommande fall bereder valberedningen även årsstämmans beslut i rutinfrågor för nästkommande valberedning. Säkerställ att ni har tillsatt en valberedning enligt antagna instruktioner och kontrollera om det är aktuellt att uppdatera bolagets instruktioner för valberedningen.
• Boka in stämmodatum.
Årsstämman ska hållas inom sex månader efter räkenskapsårets slut. Boka datum och lokal i god tid – många bolag håller årsstämma under samma period, vilket kan påverka möjligheten för bolagets revisor och styrelseledamöter att närvara. Datumet för planerad årsstämma ska framgå av bokslutskommunikén för de bolag som är noterade på reglerade marknader eller multilaterala handelsplattformar. Enligt Svensk kod för bolagsstyrning ska de bolag vars aktier är noterade på en reglerad marknad i Sverige publicera datum och ort för bolagsstämman på bolagets webbplats utan dröjsmål, dock senast i samband med tredje kvartalsrapporten.
• Årsredovisningens tidsfrister.
Planera färdigställande av bokslut, årsredovisning och revisionsberättelse tillsammans med revisorn i god tid. Bolag noterade på en reglerad marknad och övriga noterade bolag som tillämpar förenklat kallelseförfarande ska tillhandahålla redovisningshandlingarna senast tre veckor före stämman. Övriga publika och privata bolag ska tillhandahålla handlingarna senast två veckor före stämman.
• Uppdatera företagskalender.
Bolag noterade på reglerade marknader eller multilaterala handelsplattformar (med undantag för Spotlight Stock Market) ska publicera en företagskalender som anger datum för bolagets finansiella rapporter och årsstämma. Kalendern ska uppdateras och publiceras på bolagets webbplats före räkenskapsårets början.
• Ärenden att behandla på årsstämman.
Identifiera vilka ärenden som ska behandlas på årsstämman utöver de obligatoriska. Överväger bolaget exempelvis nya incitamentsprogram, bolagsordningsändringar, bemyndiganden eller andra strategiska beslut? Sök rådgivning i god tid för att säkerställa korrekt förberedelse.
Moll Wendéns grupp för kapitalmarknad och publik M&A erbjuder bred affärsjuridisk kompetens inom bolagsrätt, aktiemarknadsrätt, bolagsstyrning och regelefterlevnad på aktiemarknaden. Vårens kommande bolagsstämmosäsong utgör ett för byrån återkommande säsongsprojekt där vi bistår såväl marknadsnoterade bolag som privatägda bolag med planering och genomförande av årsstämmor. Vi åtar oss även uppdrag som stämmoordförande och/eller sekreterare.
Har du frågor om planering eller genomförande av en årsstämma, eller om stämmor generellt? Du är varmt välkommen att kontakta oss på Moll Wendén Advokatbyrå.