Bolag med kalenderår som räkenskapsår står i nuläget inför sin ordinarie bolagsstämma. Mot bakgrund av utbrottet av Covid-19 har flera bolag redan infört regler om att möten i den dagliga verksamheten ska hållas digitalt för att undvika smittspridning.
Av samma anledning har flera bolag meddelat att årets bolagsstämma inte kommer att omfatta förtäring, mingel eller andra moment av mer informell karaktär.
Riktlinjer för bolag med spritt ägande
Bolagsstämma ska hållas på den ort där styrelsen har sitt säte, eller på annan ort som angetts i bolagsordningen. Stämman ska således vara knuten till en fysisk plats för att aktieägarna ska kunna infinna sig personligen eller genom ombud. Kravet på att bolagsstämman ska hållas på viss ort innebär att en bolagsstämma inte kan hållas enbart genom videolänk mellan aktieägare. Det finns däremot inte något formellt hinder mot att aktieägare deltar på bolagsstämma via videolänk och därigenom utövar sin rösträtt. En möjlighet att delta såväl fysiskt som digitalt kallas för hybridstämma och det bör i dessa fall särskilt införas i kallelsen att aktieägare har möjligheten att delta på distans. För att aktieägare ska tillåtas delta på stämman via videolänk krävs i sådant fall beslut av stämman att godkänna sådant deltagande i samband med att stämman fastställer röstlängden (med enkel majoritet).
Deltagande via videolänk kräver emellertid att vissa tekniska förutsättningar föreligger. Det förutsätter nämligen att aktieägare kan identifiera sig, exempelvis via Bank-ID, på en särskilt upprättad ”hemsida” och därigenom få tillgång till en videolänk till stämman. Vidare behövs ett system för att möjliggöra att aktieägare på videolänk kan delta i debatten) och göra sin röst hörd (exempelvis genom en chattfunktion där någon från bolaget ansvarar för att påkalla stämmans uppmärksamhet vid frågor) samt att det finns ett system som hanterar rösträkning vid voteringar. Det förutsätter också att alla aktieägare som deltar på videolänk har bra uppkopplingar. Även om de tekniska möjligheterna för att genomföra detta utan tvekan finns idag, kan det innebära ett omfattande merarbete för bolaget att tillgodose aktieägare sådana tekniska lösningar med kort varsel inför stämman. Det kräver också ytterligare resurser i anslutning till stämman. Även om tanken under rådande omständigheter hänförliga till spridningen av Covid-19 är god, föreligger inte någon skyldighet för bolag att tillhandahålla tekniska lösningar för deltagande vid bolagsstämma via videolänk.
Då deltagande via videolänk kräver en hel del tekniska praktikaliteter för att fungera tillfredställande torde de aktieägare som inte önskar närvara fysiskt istället överväga möjligheten att utse ombud som kan tillvarata deras rättigheter på bolagsstämman. I den mån flera aktieägare kan använda samma ombud minskar man ändå antalet deltagande och därmed i någon mån även risk för ökad smittspridning. Ett ombud kan instrueras att rösta olika för olika aktieägare. Fullmaktsformulär får man normalt enklast via bolagets hemsida.
