När visselblåsarpolicyn är färdig och visselblåsarkanalen igång är det lätt att tänka att man kan slappna av. Tyvärr – det är nu arbetet börjar. Men vad bör man tänka på när man utser någon att hantera rapporterna och varför är det så viktigt med återkoppling? 

Den 17 december 2021 trädde den nya Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden i kraft. Att implementera en visselblåsarkanal inom en organisation kräver ett gediget arbete. Samtidigt är det när systemet är i gång och rullar som arbetet börjar. Att samtliga rapporter som kommer in bemöts och att bedömningen motiveras är en nyckelfaktor i att skapa förtroende och legitimitet för systemet. 

Ärendehanteringen kräver erfarenhet och tid

Beroende på hur policyn är utformad samt hur ni har valt att organisera arbetet med visselblåsarkanalen ser tillvägagångssättet olika ut. Ett sätt att hantera inkomna rapporter är att en person gör en inledande bedömning, för att sedan skicka vidare de ärenden man bedömer ska utredas mer. 

Väljer man detta tillvägagångssätt är det viktigt att tänka på vilken kompetens och erfarenhet som krävs för att bedöma de rapporter som kommer in. Det kan vara svårt att hitta en person inom organisationen som är tillräckligt oberoende, har rätt erfarenhetsnivå och samtidigt tid att ge varje enskilt ärende den uppmärksamhet som krävs. 

Ett alternativ är att låta en expertpanel bedöma hur varje inrapporterat fall ska klassificeras utifrån er specifika visselblåsarpolicy och sovra i det inkomna, samt göra en första legal bedömning i det som bör vidare enligt policyn. Utifrån vår erfarenhet är ungefär en fjärdedel av de inkomna rapporterna av sådan karaktär att de ska hanteras inom ramen för ett visselblåsarförfarande. Tre fjärdedelar av ärenden bör i stället hanteras direkt av andra instanser såsom HR eller första linjens chefer. 

Här är det värt att nämna att det kan vara lätt att utgå från att den första sållningen av ärenden går snabbt – särskilt när man har den egna visselblåsarpolicyn som utgångspunkt. Sanningen är att många ärenden är komplexa och att de befinner sig på en gråskala. Även om det ofta är en del av ärendena som faktiskt ska behandlas som kvalificerade visselblåsningar behöver man vara säker på att det är rätt ärenden som skickas vidare.

Återkoppling viktig för att skapa förtroende

Även om en stor del av de rapporter som kommer in redan har ett forum där de bör hanteras är återkopplingen en viktig del i att skapa förtroende. En tydlig process, tillsammans med transparens kring de beslut som fattas och grunderna till dessa, visar att ni som organisation tar frågorna på allvar. 

Med utgångspunkt i detta blir det såklart viktigt att den som hanterar inkomna ärenden också kan förklara och argumentera kring vad som avgjort behandlingen. Det krävs därför att personen som gör den första bedömningen av rapporterna är väl förtrogen med er visselblåsarpolicy samt har kompetensen att ”läsa mellan raderna”. Man vill varken hamna i ett läge där ärenden avfärdas för snabbt, eller där mängden ärenden överbelastar den eller de som är ansvariga för visselblåsarförfarandet.