Distansarbetet har blivit utbrett och många har nu vant sig vid den flexibilitet som det ger. Samtidigt som det finns mycket positivt med att erbjuda distansarbete finns det också fallgropar. Vi pekar på några av de områden som du och din organisation noggrant behöver överväga för att skapa en policy för distansarbete som är hållbar över tid.
Efter en tid av pandemi och hemarbete – som visat sig fungera bättre än vad många tidigare trott – blir det nu allt vanligare att arbetsgivare vill erbjuda sina anställda en ökad frihet genom olika typer av hybrid- och distansarbetsslösningar. Geografisk flexibilitet innebär bland annat utökade rekryteringsmöjligheter och många hävdar att möjligheten till distansarbete kommer att utgöra en allt viktigare faktor för kandidater på arbetsmarknaden vid val av arbetsgivare. Samtidigt innebär distansarbetet utmaningar för arbetsgivare. Vad bör man som arbetsgivare se upp för och vilka avvägningar bör man göra innan man tillåter distansarbete?
Ensidigt reglerad policy ökar arbetsgivarens handlingsutrymme
Ett sätt är att inrätta en policy som reglerar distansarbetets ramar. Här är det viktigt att tydliggöra att policyn är ensidigt reglerad och inte utgör en del av anställningsavtalet. På så sätt minskar man risken för att policyn ses som avtalsinnehåll och ökar arbetsgivarens möjligheter att ändra eller återkalla policyn om man upptäcker problem med hur policyn tillämpas i organisationen.
Policyn kan med fördel innehålla information om hur och varför man har möjlighet att arbeta på distans samt vilka ramar som distansarbetet omfattas av. Några specifika områden som kan vara viktiga att inkludera i policyn är exempelvis den geografiska plats som distansarbetet kan ske från samt arbetsmiljö och omfattning.
Geografisk begränsning i policyn, eller ”Får man jobba på distans utomlands?”
Både kollektivavtal och svensk arbetsrättslagstiftning förutsätter att arbetet utförs i Sverige. När arbete utförs på distans utanför Sverige finns det därför en risk att anställda ses som utstationerade. En arbetsgivare som utstationerar anställda till ett annat land är bland annat skyldig att rapportera utstationeringen till myndigheter och följa vissa lokala regler. Underlåtenhet att uppfylla sådana skyldigheter betraktas i vissa länder som ett brott som kan leda till långtgående sanktioner för arbetsgivaren.
En anställning regleras som utgångspunkt av arbetsrätten i det land där arbetet faktiskt utförs. Det finns i viss utsträckning möjlighet att avtala om att svensk lag ska tillämpas på anställningen, dock är det inte möjligt att avtala bort eventuella tvingande skyddsregler i det land där arbetet utförs. Detta innebär att distansarbete från utlandet kan göra arbetsgivaren skyldig att tillämpa lagar och regler som gäller för arbetstagare i landet där den anställde utför arbetet, exempelvis lokala arbetstidsregler.
Vidare ger distansarbete från utlandet upphov till frågor såsom vilket lands socialförsäkring den anställde ska omfattas av och därmed också i vilket land man som arbetsgivare ska betala arbetsgivaravgifter. Det finns även en risk för att ett fast driftställe i skatterättslig mening anses uppstå i och med den anställdes distansarbete utomlands, vilket i sin tur kan leda till skattskyldighet för arbetsgivaren i det land där arbetet utförs.
För att minska eventuella risker som distansarbete från utlandet kan innebära, bör därför policyn inkludera att eventuellt distansarbete ska utföras i Sverige.
Hur ser arbetsmiljön ut på ”kontoret”?
En annan viktig aspekt att fundera över är hur frågor kopplade till arbetsmiljö ska hanteras vid distansarbete. Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar och skyldigheter att följa regler och föreskrifter om arbetsmiljö gäller oavsett var den anställde utför sitt arbete. Att ha anställda som arbetar på distans och från andra platser än ett eventuellt hemmakontor gör det dock betydligt svårare för arbetsgivare att bedöma risker och säkerställa att arbetsmiljöansvaret fullgörs.
Det kan därför vara till hjälp att sätta upp tydliga riktlinjer, rutiner och verktyg för hur arbetsgivare och arbetstagare ska samarbeta för att uppnå en säker och god arbetsmiljö. Här kan man till exempel underlätta arbetsmiljöarbetet genom utbildningar i ergonomi, checklistor för hemmakontorets utformning samt regelbundna avstämningar där arbetsmiljö har en fast punkt på agendan.
Tillgänglighet och omfattning – viktiga för organisatorisk och social arbetsmiljö
Ansvaret för arbetsmiljön omfattar även den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Här inkluderas faktorer som kommunikation, delaktighet, fördelning av arbetsuppgifter samt vilka krav som ställs och hur resurser tilldelas. Därför kan det vara bra som arbetsgivare att fundera igenom om det finns särskilda situationer där distansarbete är lämpligt, eller situationer där det är mer lämpligt att vara på kontoret. Hur stor andel av sin arbetstid som man kan arbeta på distans kan också vara bra att tydliggöra.
När plats inte längre är lika avgörande kan det också ske en förändring i vilka tider som arbetstagare arbetar. Även här kan det vara på sin plats att tydliggöra om ni har några särskilda krav på tillgänglighet och som det finns fasta tider som arbetstagare förväntas arbeta.
Flexibilitet i kombination med noggranna överväganden
Som arbetsgivare vill man gärna ha engagerade och nöjda medarbetare. En del i detta kan vara att erbjuda flexibilitet kring var och när arbetet utförs. Det kan även komma att bli en viktig del i rekryteringssammanhang – där kandidater inte bara jämför lön och andra ekonomiska förmåner, utan även möjligheten till flexibilitet.
Att som arbetsgivare vilja uppfylla de önskemål som nuvarande och framtida medarbetare har är positivt – se bara till att ni har gjort noggranna överväganden och att ni är tydliga med vilka riktlinjer som gäller.
